Переезд офисной IT-инфраструктуры: опыт переезжающих
Транспортировка IT-инфраструктуры – один из ключевых моментов во время переезда компаний. Заблаговременное планирование и правильная организация могут обеспечить непрерывность деловой активности, что важно для современных игроков. Officemaps.ru спросил у экспертов об основных этапах и сроках переезда, а также выяснил, кто обычно руководит процессом и на какие характеристики помещений для IT-аппаратуры нужно обращать внимание.
По мнению Игоря Мацулевича, руководителя отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ», наиболее сложный этап – транспортировка сервера, «сердца компании». «Обычно сторонним организациям не доверяют перевозку носителей информации – системные администраторы либо другие IT-специалисты часто транспортируют сервер частями, на личном автомобиле, а грузчикам поручают перевозку серверного шкафа. В зависимости от модели и других характеристик он весит от 80 до 150 кг. Таким образом, перевозится отдельно стойка, отдельно – носители информации», – замечает эксперт.
Обычно за переезд компании в новый офис отвечает группа людей, которую назначает генеральный директор организации. «Как правило, руководство определяет сотрудников, ответственных за ремонт нового офиса, перевоз мебели и техники, размещение персонала в новом офисе, а также за IT-инфраструктуру в целом. Основная ответственность за переезд IT-инфраструктуры лежит на IT-директоре компании, но также распространяется и на начальников подконтрольных ему подразделений. Так, назначаются ответственные за каждый участок инфраструктуры: сетевое оборудование, телефонию, серверное оборудование, прочие сервисы и подключение пользователей на местах», – объясняет один из опрошенных экспертов. Игорь Мацулевич соглашается: «Как правило, ответственным за переезд в новое помещение назначается заместитель директора, реже – сам руководитель организации либо ответственный за административно-хозяйственную часть. Обычно один представитель компании контролирует и координирует весь процесс переезда и подготовку к нему, но готовятся к нему, конечно, все сотрудники».
Игорь Мацулевич как представитель компании, оказывающей услуги по переезду, затрагивает вопрос сохранности оборудования во время транспортировки. «Рекомендуем обращаться к проверенным и надежным грузоперевозчикам, которые имеют опыт в офисных переездах и транспортировке IT-инфраструктуры, знают особенности. Отличие перевозки IT-инфраструктуры от других предметов в том, что она дорогая и технологичная. Мы имеем дело с компьютерами, графическими планшетами, моноблоками, мониторами, системными блоками и проводами. При транспортировке обворачиваем их в воздушно-пузырчатую пленку и обматываем стрейчевой пленкой, иногда дополнительно защищаем гофрокартоном или, укладывая в коробку, заполняем пустое пространство бумагой или вспененным полиэтиленом. Если говорить об IT-компаниях, то у них часто мониторы от 20 дюймов и больше, поэтому требуется нестандартная упаковка. В целом за отключение, подключение и настройку техники, как правило, отвечают сотрудники компании. Мы можем это сделать лишь в присутствии ответственных за это людей. Если техника несложная, то сотрудники офисов самостоятельно отключают мониторы, системные блоки, убирают в предоставленные нами коробки».
Игорь Мацулевич отмечает, что сроки подготовки к переезду зависят от количества рабочих мест и от слаженности самого коллектива, иногда – указаний распорядителя, сроков согласований с новым арендодателем. «После обращения представителя фирмы в компанию "ГрузовичкоФ" на место приезжает оценщик. Он рассчитывает объем мебели и оборудования, которое будет перевозиться, требуемый объем упаковки. Бывает, компания подписывает договор аренды в последний момент, и подготовка к переезду проходит в ускоренном режиме. Оценщик с нашей стороны приезжает быстро, как скажет клиент. Непосредственно переезд занимает от 8 часов и более в случае с крупными компаниями. Но, как правило, мы перевозим офисы одним днем – обычно это 50-100 рабочих мест. На продолжительность может повлиять этаж, с которого спускается оборудование и мебель, а затем заносится в новое помещение. Почти все компании IT-инфраструктуры, учитывая наш опыт, переезжают в выходные либо праздничные дни. Это удобно и перевозчику, поскольку трафик на дорогах меньше», – рассказывает эксперт.
Игорь Мацулевич, руководитель отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ»: «Переезд пройдет намного проще и быстрее, если компания подготовит планировку рабочих мест, проще говоря, кто и где будет находиться на новой площадке. Особенно это важно для компаний, где больше 30 сотрудников. Каждому необходимо промаркировать свою коробку для переезда – так наши клиенты ничего не забудут на старом месте и обживутся на новом. Кроме того, компаниям следует озвучить все пожелания по перевозке до того, как в помещение придут грузчики. Ну и, конечно, доверять опыту профессионалов»
Информационное агенство officemaps.ru
По мнению Игоря Мацулевича, руководителя отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ», наиболее сложный этап – транспортировка сервера, «сердца компании». «Обычно сторонним организациям не доверяют перевозку носителей информации – системные администраторы либо другие IT-специалисты часто транспортируют сервер частями, на личном автомобиле, а грузчикам поручают перевозку серверного шкафа. В зависимости от модели и других характеристик он весит от 80 до 150 кг. Таким образом, перевозится отдельно стойка, отдельно – носители информации», – замечает эксперт.
Обычно за переезд компании в новый офис отвечает группа людей, которую назначает генеральный директор организации. «Как правило, руководство определяет сотрудников, ответственных за ремонт нового офиса, перевоз мебели и техники, размещение персонала в новом офисе, а также за IT-инфраструктуру в целом. Основная ответственность за переезд IT-инфраструктуры лежит на IT-директоре компании, но также распространяется и на начальников подконтрольных ему подразделений. Так, назначаются ответственные за каждый участок инфраструктуры: сетевое оборудование, телефонию, серверное оборудование, прочие сервисы и подключение пользователей на местах», – объясняет один из опрошенных экспертов. Игорь Мацулевич соглашается: «Как правило, ответственным за переезд в новое помещение назначается заместитель директора, реже – сам руководитель организации либо ответственный за административно-хозяйственную часть. Обычно один представитель компании контролирует и координирует весь процесс переезда и подготовку к нему, но готовятся к нему, конечно, все сотрудники».
Игорь Мацулевич как представитель компании, оказывающей услуги по переезду, затрагивает вопрос сохранности оборудования во время транспортировки. «Рекомендуем обращаться к проверенным и надежным грузоперевозчикам, которые имеют опыт в офисных переездах и транспортировке IT-инфраструктуры, знают особенности. Отличие перевозки IT-инфраструктуры от других предметов в том, что она дорогая и технологичная. Мы имеем дело с компьютерами, графическими планшетами, моноблоками, мониторами, системными блоками и проводами. При транспортировке обворачиваем их в воздушно-пузырчатую пленку и обматываем стрейчевой пленкой, иногда дополнительно защищаем гофрокартоном или, укладывая в коробку, заполняем пустое пространство бумагой или вспененным полиэтиленом. Если говорить об IT-компаниях, то у них часто мониторы от 20 дюймов и больше, поэтому требуется нестандартная упаковка. В целом за отключение, подключение и настройку техники, как правило, отвечают сотрудники компании. Мы можем это сделать лишь в присутствии ответственных за это людей. Если техника несложная, то сотрудники офисов самостоятельно отключают мониторы, системные блоки, убирают в предоставленные нами коробки».
Игорь Мацулевич отмечает, что сроки подготовки к переезду зависят от количества рабочих мест и от слаженности самого коллектива, иногда – указаний распорядителя, сроков согласований с новым арендодателем. «После обращения представителя фирмы в компанию "ГрузовичкоФ" на место приезжает оценщик. Он рассчитывает объем мебели и оборудования, которое будет перевозиться, требуемый объем упаковки. Бывает, компания подписывает договор аренды в последний момент, и подготовка к переезду проходит в ускоренном режиме. Оценщик с нашей стороны приезжает быстро, как скажет клиент. Непосредственно переезд занимает от 8 часов и более в случае с крупными компаниями. Но, как правило, мы перевозим офисы одним днем – обычно это 50-100 рабочих мест. На продолжительность может повлиять этаж, с которого спускается оборудование и мебель, а затем заносится в новое помещение. Почти все компании IT-инфраструктуры, учитывая наш опыт, переезжают в выходные либо праздничные дни. Это удобно и перевозчику, поскольку трафик на дорогах меньше», – рассказывает эксперт.
Игорь Мацулевич, руководитель отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ»: «Переезд пройдет намного проще и быстрее, если компания подготовит планировку рабочих мест, проще говоря, кто и где будет находиться на новой площадке. Особенно это важно для компаний, где больше 30 сотрудников. Каждому необходимо промаркировать свою коробку для переезда – так наши клиенты ничего не забудут на старом месте и обживутся на новом. Кроме того, компаниям следует озвучить все пожелания по перевозке до того, как в помещение придут грузчики. Ну и, конечно, доверять опыту профессионалов»
Информационное агенство officemaps.ru