Перспективная «цифра»: как электронный документооборот развивает грузоперевозки
Один из трендов ближайшего времени в логистике – автоматизация и внедрение различных цифровых сервисов, позволяющих оптимизировать труд людей и процессы, для развития бизнеса и повышения его эффективности. Переход в «цифру» касается и различных сопроводительных документов, в первую очередь, транспортных накладных. Рассказываем о преимуществах, недостатках этого перехода и перспективах их внедрения в «Грузовичкоф».
В перевозках используются такие документы, как договор-заявка, путевой лист, товарно-транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость и другие. Они обеспечивают и фиксируют факт и законность перевозки, а также позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы.
Переход на электронные документы стартовал в 2021 году: государство определило законодательные нормы их использования, однако до сих пор применение электронных документов – не обязательно, поэтому массового и масштабного перехода в «цифру» не произошло. Так, по оценке Strategy Partners, доля применения цифровых документов распределилась следующим образом: активнее всего ими пользуются почтовые и курьерские сервисы (93%), затем железнодорожные службы (92%) и пассажирские авиаперевозчики (81%). Автомобильные грузоперевозчики перешли пока только на 15%.
Прошлый год стал знаменательным с точки зрения стимулирования транспортно-логистической отрасли переходить в «цифру»: создана Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Минтранс России и другие Федеральные органы исполнительной власти совместно с крупнейшими компаниями сферы приступили к созданию Национальной цифровой транспортно-логистической платформы, которая призвана объединить существующие цифровые логистические сервисы и обеспечить таким образом бесшовную грузовую логистику. В результате это положительно повлияет на итоговую стоимость перевозки и скорость и простоту взаимодействия между участниками услуги. Также ФНС и правительство разработали и утвердили форму электронной транспортной накладной.
В перспективе все компании отрасли могут обязать использовать электронные накладные и другие документы, так как такой способ имеет ряд весомых преимуществ.
В первую очередь, он позволит сократить издержки на создание, обработку и хранение документов: отказ от бумаги приведет к тому, что не потребуются архивы – все будет храниться в электронном виде на серверах. Это ускорит и облегчит доступ к документам, что оптимизирует процесс перевозки в целом: на создание, обмен «цифровыми бумагами» и их подписание будет уходить в разы меньше времени. Кроме того, это исключит порчу и утерю документов. Таким образом, сокращение издержек даст экономический эффект – в зависимости от масштаба компании он составит от нескольких миллионов рублей. Сэкономленные средства компании смогут направить на развитие и улучшение бизнеса.
Еще одно важное преимущество перехода – обеление рынка: электронный документооборот делает рынок более прозрачным, так как бумаги в цифровом формате гораздо сложнее подделать. Вдобавок, в информационной системе будут указаны все сведения о перевозке, к которым изначально будут иметь доступ разные надзорные органы и органы власти, а также появится возможность отслеживать передвижение груза в режиме реального времени, что поможет снизить уровень мошенничества в логистике.
Барьерными местами для повсеместного и масштабного внедрения цифровых документов остаются технологические и технические факторы: для этого требуется соответствующая инфраструктура и оснащенность компаний. Так, все участники логистического процесса – отправитель, получатель груза и сам перевозчик – должны быть подключены и работать в системе электронного документооборота. Водители должны быть обеспечены гаджетами с доступом в интернет для подключения к системе и осуществления загрузки и обменом данными. Кроме того, необходима интеграция внутренних корпоративных информационных систем с сервисами электронного документооборота, приобретение сертификатов электронных подписей для сотрудников и многое другое.
Не менее важным барьером остается психо-эмоциональный фактор: не все сотрудники позитивно воспринимают непривычный, в отличие от понятного и известного бумажного, способ обращения с документами. Чтобы минимизировать риски, каждому перевозчику будет необходимо провести должное обучение и ликбез среди персонала.
«Грузовичкоф» поддерживает тренды в логистике, которые позволяют оптимизировать бизнес-процессы, повысить качество услуг и сервиса. Поэтому внедрение и использование электронных транспортных накладных включены в стратегию развития бренда: в планах на 2024 запустить цифровой документооборот с клиентами, у которых настроена соответствующая инфраструктура», – отметила коммерческий директор «Грузовичкоф» Екатерина Мухина.
Внедрение электронных транспортных накладных позволит сократить на 50% расходы на бумажный документооборот, как временные – на обработку документов, так и на курьерскую доставку и доставку по почте, а также снизить издержки в рамках делопроизводства и перераспределить нагрузку между специалистами отдела. А перспективный экономический эффект от перехода на цифровые документы можно направить на укрепление профильной деятельности сервиса, например, на обслуживание транспорта, что в итоге положительно скажется на качестве предоставляемых услуг.