Все, что нужно знать об офисном переезде

Услуга офисного переезда – одна из самых популярных в сервисе. Так, за последние два года количество заказов офисных переездов возросло: в 2021 году на 20% – из-за пандемии коронавируса и перехода людей на удаленку многие офисы закрывались и «уезжали» на склады. В 2022 году в сервисе наблюдалось повышение таких заказов еще на 10%. Специалист по организации переездов Сергей Ляхов ответил на наиболее частые вопросы об услуге, а также дал несколько ценных советов всем, кому может потребоваться перевезти офис.

– Почему компании переезжают в другие офисы?

– Основных причин переезда несколько: повышение стоимости аренды помещения в рамках действующего договора, ремонт или закрытие офиса, приобретение собственных площадей, увеличение или сокращение штата сотрудников, а также желание улучшить условия работы или повысить транспортную доступность офиса, соответственно, происходит либо смена бизнес-центра, либо смена его класса.  

 – Офисный переезд чаще ограничен перевозкой столов, стульев и компьютеров, или в последнее время он трансформировался, усложнился?  

– Действительно, чаще всего перевозим просто рабочие места, которые включают в себя стол, кресло, тумбу, шкафы, оргтехнику, документацию. Но так же часто встречаются и офисы с дополнительными предметами, нестандартной мебелью и оборудованием: диванами, перегородками, кухнями, серверными, архивами, комнатами отдыха и многим другим.

 – Что заказчику важно учесть при переезде офиса? 

– Стоит учитывать такие параметры: количество рабочих мест и мебели, особенно той, которая потребует разборки и сборки, сложность и масштабность погрузки-выгрузки – она зависит от количества этажей, наличия лифтов или проносов, то есть коридоров, их длины и наличия ступенек, порогов, от размеров и типа вещей, а также удаленности адресов друг от друга. 

– Сколько в среднем занимает переезд? Какие машины наиболее востребованы? 

– В зависимости от масштабов офиса, но в среднем один рабочий день. Наиболее востребованы благодаря вместительности автомобили «Газель» в жестком кузове с габаритами 4 м на 2 м и на 2,2 м – длина, ширина, высота. Для переезда офиса среднего масштаба требуется два экипажа. 

– Сколько длился самый быстрый и самый долгий офисный переезд?

– Один час и три месяца. 

– Самый сложный и необычный переезд?  

– Переезд Конституционного суда РФ. Сложность заключалась в большом количестве архивной документации, которая собиралась и маркировалась нашими силами. Переезд занял месяц.

– Приведи несколько примеров переездов разной сложности в формате «задача – решение».

– Стандартная задача: перевозка пяти прямых рабочих мест, без разборки, с упаковкой клиента. Решение: один автомобиль, два грузчика на 3 часа.

Вариант посложнее: перевозка пяти угловых рабочих мест с разборкой на месте погрузки и сборкой на месте выгрузки, а также упаковкой мониторов и техники. Решение: один автомобиль, два грузчика, два специалиста по разборке-сборке мебели и наш упаковочный материал.

Сложная задача: перевозка пяти угловых рабочих мест с разборкой-сборкой мебели, перевозка архива (10 шкафов с документами) с нашей упаковкой документации в коробки, а также с последующей распаковкой и расстановкой по стеллажам. Решение: разделение переезда на этапы. Сначала подготовка к переезду: предварительно четыре грузчика готовят архив к переезду – собирают документы в коробку, маркируют, и разбирают мебель. Затем сам переезд, для которого требуется два автомобиля и четыре грузчика для погрузки-выгрузки. Финальный этап – разборка коробок, расставление документации на новом месте.

– Как перевозятся личные вещи работников, не относящиеся напрямую к офису, например, цветы, кружки, кухонная утварь, одежда и так далее? 

– По желанию самих сотрудников. Но главное условие: все предметы должны быть упакованы в соответствующую упаковку, разложены по коробкам и промаркированы.

 – Что может клиент сделать заранее, чтобы облегчить и ускорить процесс?

–  Можно, например, как раз своими силами собрать в коробки документы, личные вещи, проклеить их скотчем с обеих сторон, указав номер этажа и кабинета, фамилию и имя сотрудника, чтобы было понятно, куда ее доставить для разгрузки. Также сотрудники могут помочь в расстановке мебели на новом адресе, координируя этот процесс. Другие работы – отключение и упаковка техники, подготовка подробного плана рассадки в новом офисе, разборка крупногабаритной мебели, демонтаж навесного оборудования (экранов, досок, картин, кронштейнов, полок и т.п) требует большого количества времени и усилий, поэтому лучше доверить их специалистам. 

– Какие заблуждения есть у людей относительно офисного переезда и как им не попасть в эти ловушки?

– Как правило, люди боятся почасовой оплаты, так как есть риск, что грузчики будут тянуть время, чтобы больше заработать. В этом случае рекомендуем воспользоваться фиксированным тарифом, который формируется исходя из количества предметов, а не исходя из затраченного на переезд времени.

Также люди боятся, что при переезде вещи и оборудования испортятся, повредятся. Чтобы избежать подобного, рекомендуем воспользоваться нашими профессиональными услугами упаковки, а не упаковывать предметы самостоятельно: соответствующая добросовестная упаковка – одна из гарантий надежности перевозки. Кроме того, настоятельно рекомендуем дополнительно страховать дорогостоящее оборудование.

– В чем преимущество офисного переезда с сервисом «Грузовичкоф»? 

– Мы предоставляем комплексную услугу и берем все задачи на себя, а не ограничиваемся только транспортировкой вещей. Мы разбираем и собираем мебель, выполняем демонтаж и монтаж, погрузочно-разгрузочные и такелажные работы, расстановку, маркировку, упаковку. Также у нас фиксированная стоимость услуги, которую рассчитывает оценщик, предварительно бесплатно выехав в офис: клиент может быть уверен в конечной сумме, она не изменится из-за каких-то обстоятельств. Также в услугу входит сопровождение персонального менеджера, который контролирует переезд на всех его этапах.